Mise à jour des effectifs salariés : comment le SPST 19-24 a automatisé son accueil téléphonique grâce à un Callbot IA

Le début d’année oblige de nombreuses entreprises à déclarer leurs effectifs salariés auprès du Service de Santé au Travail (SPST), une démarche souvent complexe et source d’un grand nombre d’appels dès janvier. En effet, la multiplication des questions répétitives et des informations à fournir engendre un afflux important vers les services d’accueil téléphonique des SPSTI.

Du côté des SPSTI, ces déclarations revêtent une importance stratégique, car elles conditionnent en grande partie le budget annuel et le fonctionnement des établissements. Rapidement, la hotline se retrouve submergée, limitant la capacité des équipes à fournir des réponses détaillées et personnalisées.

C’est dans ce contexte que l’utilisation d’un callbot IA se présente comme une solution innovante et efficace. Disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 – week-ends inclus – cet outil offre une assistance immédiate aux entreprises tout en déchargeant les équipes internes. Les opérateurs peuvent ainsi se concentrer sur les cas complexes, tandis que le callbot gère automatiquement les questions courantes. Cette approche permet de fluidifier la saisie des données, d’accélérer les procédures de facturation et de garantir une qualité de service constante, même en période de forte activité.

Dans cet article, nous vous présentons comment nous avons accompagné le SPST Corrèze-Dordogne dans la mise en place d’un callbot IA innovant. Résultat ? Un gain de temps pour l’équipe d’accueil téléphonique, une simplification de la gestion des données, et une expérience utilisateur nettement améliorée.

Un défi critique pour le SPST Corrèze-Dordogne

Chaque année, le SPST Corrèze-Dordogne, comme tout Service de Santé au travail, lance une campagne de mise à jour des effectifs salariés auprès de ses 13 000 employeurs adhérents. Cette étape est fondamentale pour :

• Faciliter la mise à jour des informations des salariés

• Améliorer le processus de facturation des cotisations

• Informer sur l’évolution des effectifs

• Assurer une facturation correcte (pas de mise à jour = pas de facture)

Problématique : le dispositif initial s’appuyait majoritairement sur une hotline humaine, disponible en horaires de bureau uniquement. Cette disponibilité limitée nécessitait de nombreuses ressources pour gérer les pics d’appels et rallongeait les délais de traitement.

L’approche d’In Astra : un callbot IA sur mesure

Notre mission est de révolutionner les interactions téléphoniques dans le secteur de la santé grâce à des solutions d’intelligence artificielle novatrices et personnalisées. Dans le cadre du projet avec le SPST Corrèze-Dordogne, nos experts ont développé un callbot IA qui répond précisément aux contraintes et objectifs suivants :

1. Assistance 24/7 : Le callbot fonctionne en continu, permettant aux adhérents de mettre à jour leurs effectifs salariés à n’importe quelle heure, sans être limités par les horaires de bureau.

2. Guidage étape par étape : Un processus conversationnel qui accompagne l’utilisateur dans la création de son identifiant, la compréhension des paramètres clés (ex. : dates de départ, ajouts de nouveaux salariés, etc.) et la finalisation de la mise à jour des données.

3. Gestion des situations complexes : En cas de demande spécifique, le callbot redirige automatiquement l’appel vers un opérateur humain ou génère un ticket transmis par e-mail à la personne compétente (incluant un résumé de l’appel, la durée, le motif, etc.).

4. Intégration fluide : La solution s’est intégrée sans friction au système téléphonique MyTel (IPBX) déjà en place, assurant un transfert d’appel transparent et une haute fiabilité du service.

5. Confidentialité des données : Les informations sensibles (ex. : numéros de Sécurité sociale) et toutes les PII (Personally Identifiable Information) sont protégées grâce à un datamasking, respectant les normes de sécurité et de conformité du secteur de la santé.

Retour d’expérience du SPST Corrèze-Dordogne

Témoignage de Cécile Louradour, Adjointe de Direction au SPST 19-24

“Grâce au callbot mis en place par In Astra, nous avons allégé notre réception téléphonique pour la campagne annuelle de mise à jour des effectifs. Nos adhérents peuvent désormais trouver des réponses rapides, même en dehors des horaires de bureau, et lorsqu’une demande complexe survient, le transfert d’appel ou la création automatique d’un ticket nous permet d’intervenir rapidement. Les retours sont très positifs avec une meilleure satisfaction de nos adhérents. Un vrai gain d’efficacité !”

Les 4 bénéfices concrets du callbot IA pour les services de santé au travail

1. Optimisation de la collecte et de la facturation

La mise à jour des effectifs étant cruciale pour la facturation, le callbot IA a permis :

• D’augmenter le taux de mise à jour des informations sur les salariés

• De réduire les retards de facturation et d’améliorer la précision des données

• De diminuer les coûts liés à la montée en charge ponctuelle de l’équipe sur cette période

2. Expérience adhérent améliorée

Grâce au callbot, les 13 000 employeurs adhérents ont eu accès à une assistance en continu, sans délais d’attente. Les questions fréquentes (création d’identifiants, procédures de mise à jour, etc.) ont trouvé des réponses instantanées, libérant l’équipe de support pour des demandes à plus forte valeur ajoutée.

3. Un dashboard complet pour le suivi et l’analyse

Au cœur de notre solution, nous proposons un dashboard détaillé qui permet de :

• Suivre l’historique complet de chaque appel, avec retranscription écrite des échanges et fichier audio accessible en un clic

• Mesurer la performance du callbot, à travers une note IA évaluant la pertinence et la qualité des réponses données

• Obtenir des données sur les volumes d’appels, leur typologie et la répartition des demandes les plus fréquentes

• Analyser la pertinence des réponses IA, repérer les points d’amélioration et procéder à un réentraînement ciblé du modèle

• Comprendre en continu les besoins des appelants pour adapter l’offre de services du SPST (ou de tout autre client)

Ce dashboard est une pièce maîtresse pour garantir l’amélioration continue de la solution et ajuster les scripts conversationnels en fonction des retours terrains.

4. Gestion des cas complexes via ticketing

Le système de ticketing développé par In Astra assure une prise en charge optimale lorsque le callbot ne peut répondre totalement à la demande. Chaque ticket inclut :

• Résumé de la requête

• Durée de l’appel

• Informations de contact (nom, prénom, entreprise, numéro de téléphone)

• Motif du transfert (pourquoi un contact humain est nécessaire)

Grâce à cette automatisation, le personnel compétent est averti en temps réel et peut recontacter l’appelant rapidement pour résoudre les problématiques complexes.

Un accompagnement clé en main : AstraCare et suivi personnalisé

Déployer une solution IA n’est qu’une première étape. Chez In Astra, nous offrons un suivi mensualisé avec notre service AstraCare :

• Hébergement sécurisé : Vos solutions IA sont hébergées sur des infrastructures de pointe.

• Mises à jour régulières : Notre veille technologique constante nous permet d’intégrer les dernières avancées à vos solutions.

• Support 24/7 : Notre équipe d’experts est disponible en permanence pour résoudre rapidement toute anomalie.

• Suivi et optimisation continue : Nous analysons régulièrement les performances pour détecter les pistes d’amélioration.

Ce suivi mensuel assure une excellence opérationnelle constante et permet au callbot du SPST Corrèze-Dordogne de rester pertinent et performant au fil du temps.

Pourquoi choisir In Astra pour vos projets IA ?

• Expertise sectorielle : Nous sommes spécialisés dans les interactions téléphoniques dans le secteur de la santé, un domaine où la disponibilité et la confidentialité sont primordiales.

• Solutions sur mesure : Que ce soit pour un callbot dédié, un chatbot ou toute autre application d’IA, nos développements s’adaptent à vos besoins spécifiques.

• Éducation et formation : Notre équipe propose des formations et des contenus éducatifs pour démystifier l’IA au sein de votre organisation.

• Accompagnement continu : Avec AstraCare, vous bénéficiez d’un service premium de mise à jour, de maintenance et de support.

En combinant ces atouts, nous garantissons à nos clients des solutions évolutives, capables de transformer leurs processus internes et d’améliorer l’expérience utilisateur de manière durable.

En conclusion

Le SPST Corrèze-Dordogne est l’exemple concret d’une transformation réussie grâce à un callbot IA pensé pour répondre à des contraintes terrain spécifiques. Au-delà de la mise à jour des effectifs salariés, cette technologie ouvre la voie à une automatisation intelligente qui peut s’adapter à une multitude de scénarios dans le secteur de la santé  tout au long de l’année (prise de rendez-vous, suivi patient, gestion administrative, etc.).

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont un callbot IA peut vous aider à optimiser votre standard téléphonique, réduire vos coûts et améliorer la satisfaction de vos adhérents ou patients ?

Contactez-nous dès aujourd’hui pour une analyse personnalisée de vos besoins et découvrez comment In Astra peut vous accompagner dans la transformation digitale de votre standard téléphonique.