Automatiser son entreprise avec l'IA : Le guide ultime en 4 étapes clés

Vous vous êtes déjà demandé par où commencer pour intégrer l’IA dans votre entreprise ou comment automatiser certaines de vos tâches et/ou processus ? 

L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans vos processus n'est pas un luxe. Avec l’émergence des nouveaux outils et solutions d’IA, c'est aujourd’hui devenu une nécessité. Que vous soyez à la tête d'une PME, cabinet conseil, responsable d'un département dans un grand groupe ou en profession libérale, l'automatisation intelligente peut métamorphoser votre efficacité.

Mais la vraie question est : par où commencer ? Comment identifier les processus qui méritent vraiment d'être optimisés ? Et surtout, comment concocter une stratégie d'automatisation qui colle parfaitement à votre ADN d'entreprise ?

Accrochez-vous bien, car ce guide pratique en quatre étapes va vous emmener dans les entrailles de votre business. On va plonger ensemble dans les méandres de votre organisation, débusquer les goulots d'étranglement qui vous freinent, et concocter un plan d'action sur mesure pour faire décoller votre productivité.

Ce tutoriel est tiré de notre dernière vidéo YouTube sur le sujet, où nous explorons en détail chaque étape de ce processus d'automatisation. Si vous préférez un format visuel, n'hésitez pas à consulter la vidéo pour une explication approfondie de chaque concept.

Alors, prêt à optimiser votre façon de travailler ? Let’s go !

Étape 1 : Cartographier vos processus

Pour vous accompagner dans cette étape, j'ai concocté un document pilote à suivre “pas à pas”. Ce guide détaillé vous tiendra par la main sur tous les points que nous allons aborder. 

Il n’est pas obligatoire mais vous aidera grandement pour tout suivre minutieusement. 

Le guide est disponible sur notre groupe SKOOL (gratuit) dans l’onglet Classroom puis dans l’onglet “YT#08 - 4 étapes pour intégrer l’IA”. Suivez ce lien > JUSTE ICI

Identifiez vos prestations “stars”

Première étape cruciale : dresser un portrait sans concession de votre entreprise. On va faire simple et efficace. Listez vos prestations selon ces 4 critères :

1. Les plus fréquentes 

2. Les plus chronophages

3. Les plus rentables

4. Les plus appréciées (par vous)

Cette petite classification va vous ouvrir les yeux. Vous allez peut-être découvrir que vos tâches les plus chronophages ne sont pas forcément celles qui vous rapportent le plus. Ou pire, que vous passez un temps fou sur celles qui ne valent pas vraiment le coup. 

Voici un exemple de remplissage pour une agence immobilière fictive :

Disséquez vos processus

Maintenant qu'on a identifié vos prestations phares, on va les décortiquer de manière chirurgicale. Pour chacune d'entre elles, détaillez minutieusement ces étapes :

• Conception (comment vous mijotez l'idée)

• Préparation (comment vous mettez la table)

• Exécution (le moment où vous passez à l'action)

• Suivi (comment vous gardez un œil sur le bébé)

• Évaluation (le débriefing final)

N'ayez pas peur d'être pointilleux. Plus vous serez précis, plus il sera facile de repérer les opportunités d'automatisation qui se cachent dans les moindres recoins de vos process.

Voici un exemple pour une prestation de "gestion de biens" pour une agence immobilière fictive :

Traquez les goulots d'étranglement

Dans cette phase d'analyse, mettez votre casquette de détective. Où sont les points de friction qui font grincer les rouages de votre machine ? Quelles sont les tâches qui provoquent des migraines à vos équipes ou des erreurs à répétition ? Ces fameux goulots d'étranglement, ce sont eux qu'on va cibler en priorité pour notre opération automatisation.

Voici un exemple :

Listez les tâches qui vous (ou vos équipes) souhaitent retirer du plateau

Pour finir, faites l'inventaire de toutes ces petites tâches répétitives et peu satisfaisantes qui polluent votre quotidien ou celui de vos équipes. Ces corvées sont souvent les candidates idéales pour l'automatisation. Imaginez la tête de vos collaborateurs quand vous allez leur annoncer qu'ils n'auront plus à les faire !

Pour finir, afin que vous disposiez de l'ensemble de l'exemple utilisé dans le document pilote :

Étape 2 : Analyser et pré-catégoriser avec l'IA puis affiner grâce à votre expertise

Laissez l'IA faire ses premiers pas

Maintenant que vous avez cartographié vos processus comme Christophe Colomb, il est temps d’utiliser l’IA pour vous aider à analyser vos retours. Nous utiliserons ici Claude 3.5 Sonnet pour analyser toutes ces infos que vous avez dénichées.

(Si vous souhaitez un tutoriel complet sur cet outil, j’ai tourné une vidéo de 1h30 faisant le tour à 360° de ses capacités. C’est disponible juste ici 👉 Tutoriel Claude 3.5 Sonnet)

Afin de faciliter la tâche pour l’IA et optimiser le rendu, il est essentiel de fournir un prompt parfaitement formaté. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le prompt utilisé dans la vidéo (disponible sur SKOOL) ou créer le votre en suivant les ingrédients indispensables suivants :

• Analyse du document de pré-audit (votre cartographie des processus)

• Identification des défis majeurs (là où ça coince vraiment)

• Liste des processus chronophages (ceux qui vous pompent toute votre énergie)

• Ébauche d'un plan d'action (les premières pistes pour tout révolutionner)

Peaufinez l'analyse avec votre expertise de terrain

Attention, ce que l'IA va générer comme réponse est un document de réponse et non un plan à suivre à lettre. C'est un brouillon intelligent qu'il va falloir affiner avec votre expertise du terrain pour éviter de vous appuyer sur des recommandations complètement déconnectées de votre réalité de terrain. 

Ici vous devez passer au crible chaque point soulevé par l'IA :

• Les défis identifiés collent-ils vraiment à votre réalité ?

• Les solutions proposées sont-elles vraiment applicables chez vous ?

• L'IA a-t-elle oublié des spécificités cruciales de votre secteur ?

N'hésitez pas à remanier, compléter ou même jeter certains éléments pour que le document final soit le reflet fidèle de vos ambitions.

Chiffrez les coûts et les bénéfices

L'IA va probablement vous sortir une première estimation des coûts et des bénéfices liés à l'automatisation. C'est le moment d'enfiler votre costume de contrôleur de gestion et de confronter ces chiffres à votre réalité économique :

• Les coûts d'implémentation sont-ils vraiment réalistes ou sortis d'un chapeau ?

• Les gains de productivité annoncés sont-ils atteignables ?

• A-t-on pensé à tous les coûts cachés (formation, maintenance, etc.) ?

Ajustez ces estimations en fonction de votre connaissance pointue du marché et de votre organisation. On ne veut pas de mauvaises surprises !

Esquissez votre feuille de route comme un stratège

À ce stade, vous devriez avoir une vision plutôt claire des opportunités d'automatisation qui s'offrent à vous. Il est temps de dessiner les contours de votre plan de bataille. Priorisez vos actions en trois catégories :

1. Les quick wins : ces petites automatisations faciles à mettre en place qui vont vous faire gagner du temps illico presto

2. Les projets à moyen terme : ceux qui demandent un peu plus de préparation mais qui promettent de plus gros gains

3. Les transformations de fond : les gros chantiers qui vont redéfinir complètement vos processus

Cette feuille de route, c'est votre GPS pour la suite de l'aventure. Gardez-la précieusement !

Étape 3 : Créez votre tableau de bord stratégique, l'arme ultime

Structurez l'info dans un tableur de compétition

On passe à la vitesse supérieure ! Il est temps de transformer toutes ces infos en or en un outil de pilotage digne de ce nom. Créez un tableur aux petits oignons qui va devenir le cockpit de votre projet d'automatisation.

Afin d’aider Claude 3.5 Sonnet ou ChatGPT à vous générer le tableau adéquat, je vous invite à utiliser le prompt optimisé disponible sur le groupe gratuit SKOOL. Si vous souhaitez créer le vôtre manuellement, n’oubliez pas d’inclure, a minima, toutes les colonnes suivantes :

• Catégorie (ex : gestion administrative, support client, etc.)

• Sous-catégorie (pour aller dans le détail)

• Problème identifié (là où ça coince)

• Solution proposée (comment on va régler ça)

• Description de la solution (les détails croustillants)

• Technologie ou outil à utiliser (le matériel dont on a besoin)

• Bénéfices attendus (ce qu'on va y gagner)

• Estimation du ROI (le nerf de la guerre)

• Niveau de priorité (urgent, peut attendre, ou entre les deux)

• Complexité de mise en œuvre (facile, moyen, difficile)

• Temps estimé pour l'implémentation (en jours, semaines, mois)

• Coût estimé (combien ça va nous coûter)

• Risques potentiels (ce qui pourrait mal tourner)

• Stratégies de mitigation des risques (comment on se couvre)

• Impact sur les processus existants (ce qui va changer)

• Formations requises (ce qu'il faut apprendre)

• Dépendances avec d'autres solutions (les liens à ne pas oublier)

• Phase d'implémentation (quand on s'y colle)

• KPIs à suivre (comment on mesure le succès)

Exploitez les fonctionnalités avancées de votre tableur

Pour tirer le maximum de jus de ce tableau de bord, nous allons ici profiter des fonctionnalités avancées des logiciels tableurs comme Google Sheets ou AirTable. Ici, pour faciliter l’utilisation, nous utiliserons Google Sheets :

• Filtres : pour zoomer en un clin d'œil sur les projets par catégorie, priorité, etc.

• Tri : pour classer vos actions selon différents critères (ROI, complexité, etc.)

• Mise en forme conditionnelle : pour repérer au premier coup d'œil les éléments critiques

• Graphiques : pour visualiser la répartition de vos efforts d'automatisation et épater la galerie en réunion

Collaborez et itérez

Ce tableau de bord, ce n'est pas un monument figé. C'est un organisme vivant qui doit évoluer et s'enrichir au fil du temps. Partagez-le avec vos équipes et transformez-le en un outil de collaboration :

• Organisez des sessions de brainstorming pour affiner les solutions proposées

• Sollicitez l'avis des experts métiers pour valider la faisabilité technique

• Mettez à jour régulièrement les estimations de coûts et de bénéfices

Plus ce document sera le fruit d'un travail d'équipe, plus il sera précis et actionnable. C'est l'intelligence collective au service de votre transformation digitale !

Étape 4 : Élaborez le plan d'action final, votre ticket pour le succès

Synthétisez l'info comme un pro du storytelling

On arrive au bouquet final ! Il est temps de transformer votre tableau de bord en un plan d'action percutant qui va faire sensation. L'objectif : créer un document de synthèse qui sera la bible de votre projet d'automatisation.

Ce document doit absolument inclure :

• Un résumé exécutif (pour convaincre même les plus réticents)

• Une vue d'ensemble du projet (qui fait quoi, quand, comment et avec quels outils)

• Un plan d'action détaillé par domaine d'activité

• Une feuille de route avec les principales étapes et jalons

• Un budget et un plan de ressources

• Un plan de formation clair

• Une analyse des risques et stratégies de mitigation

• Un plan de gouvernance et de suivi

• Les KPIs et mesures de succès

Utilisez des outils de visualisation pour en mettre plein la vue

Pour rendre votre plan d'action percutant, misez sur le visuel. Des outils comme Napkin AI peuvent vous aider à créer des schémas et des infographies en quelques minutes.

Quelques idées de visualisations :

• Un diagramme de Gantt pour votre feuille de route

• Un graphique en radar pour comparer les différents domaines d'automatisation

• Une matrice des risques

• Un organigramme pour illustrer la gouvernance du projet

Prévoyez des scénarios d'ajustement : rien ne se passe jamais comme prévu

Votre plan d'action a beau être une œuvre d'art, il va forcément devoir s'adapter en cours de route. Prévoyez des points de contrôle réguliers et des scénarios d'ajustement :

• Que faire si certaines automatisations n’atteignent pas les objectifs souhaités ?

• Comment réagir si une nouvelle technologie révolutionnaire débarque en plein milieu du projet ?

• Quelles sont vos options si vos capacités financières se resserrent en cours de route ?

En anticipant ces scénarios, vous transformez votre plan en une machine de guerre adaptable et résiliente.

L'IA comme levier de croissance et d'excellence opérationnelle

Bon, on va pas se mentir, l'automatisation par l'IA n'est pas seulement un “buzzword”. C'est un véritable levier de transformation qui peut propulser votre entreprise, modifier son profil et faciliter toute montée en charge liée à votre croissance. C’est également le moyen idéal pour accroître votre rigueur en réduisant considérablement le taux d’oublis, d'erreurs et autres externalités qui peuvent nous être propres en tant qu’humain. 

En suivant cette méthodologie en quatre étapes, vous vous donnez les moyens de mener cette transformation de manière structurée et réfléchie.

Gardez bien en tête que l'objectif n'est pas d'automatiser à tout-va juste pour faire comme tout le monde. Non, l'idée c'est d'optimiser vos processus pour libérer le potentiel de vos équipes. L'IA est une extension de votre créativité et productivité et non pas une baguette magique qui va tout résoudre d'un coup de poignet.

Alors, prêt à sauter le pas ? Avec une approche méthodique et une bonne dose de créativité, vous pouvez transformer votre entreprise en une machine huilée, où l'humain et l'IA travaillent main dans la main pour combler vos points faibles et optimiser vos points forts.

Et qui sait ? Peut-être que dans quelques mois, c'est vous qui donnerez des conseils aux autres sur comment révolutionner leur business avec l'IA. En attendant, retroussez vos manches, on a du pain sur la planche !

Pour aller plus loin dans votre aventure d'automatisation et d'IA, voici quelques ressources supplémentaires qui pourraient vous intéresser :

1. Rejoignez notre communauté "L'Atelier de l'IA" sur SKOOL, où nous partageons régulièrement des templates YouTube, des ressources gratuites et engageons des discussions passionnantes sur l'IA. C'est l'endroit idéal pour échanger avec d'autres passionnés et trouver de l'inspiration pour vos projets d'automatisation.

2. Abonnez-vous à notre newsletter hebdomadaire "L'Observatoire de l'IA" pour rester à jour sur toutes les dernières nouveautés et innovations dans le domaine de l'IA. C'est le meilleur moyen de ne rien manquer des avancées qui pourraient impacter votre stratégie d'automatisation.

3. Si vous souhaitez aller encore plus loin dans l'automatisation de vos processus, jetez un œil à notre tutoriel sur la création d'une machine à contenus 100% automatisée grâce à l'IA. Vous y découvrirez comment utiliser des outils comme ChatGPT, Perplexity et Claude pour générer automatiquement des contenus variés.

4. Enfin, si vous avez besoin d'un coup de main pour mettre en place votre stratégie d'automatisation ou si vous cherchez des solutions sur mesure, n'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact. Notre équipe d'experts sera ravie d'échanger avec vous sur les possibilités offertes par l'IA pour votre projet spécifique.

Bonne automatisation, et que l'IA soit avec vous !

Foire aux questions

Combien de temps cela prend pour mettre en place une stratégie d'automatisation ? Ça dépend pas mal de la taille et de la complexité de votre boîte. Pour une PME, comptez entre 3 et 6 mois pour bien ficeler votre plan, et (au moins) 1 an pour tout mettre en place. Pour les grands groupes, ça peut s'étaler sur plusieurs années. Mais ne vous découragez pas, Rome ne s'est pas faite en un jour !

Faut-il absolument faire appel à des consultants externes pour ce genre de projet ? Pas forcément, mais ça peut clairement vous faire gagner du temps et vous éviter des erreurs de débutant. Des consultants peuvent apporter une expertise technique pointue et un regard neuf sur votre organisation. Cela dit, avec les bons outils et une méthodologie en béton comme celle qu'on vient de voir, une équipe interne motivée peut totalement gérer ce type de projet. C'est à vous de voir si vous préférez faire cavalier seul ou avoir un coup de pouce extérieur.

Comment gérer la résistance au changement de la part des employés qui ont peur de se faire remplacer par des robots ? La communication, c'est la clé ! Impliquez vos équipes dès le début du processus, expliquez-leur les bénéfices de l'automatisation pour leur boulot au quotidien, et mettez le paquet sur la formation. Insistez bien sur le fait que l'automatisation va les libérer des tâches rébarbatives pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus intéressantes et valorisantes. L'idée, c'est de leur montrer que l'IA sera leur alliée, pas leur remplaçante.

Quels sont les principaux pièges à éviter dans un projet d'automatisation par l'IA ? Il y en a quelques-uns qui peuvent vous faire trébucher si vous n'êtes pas vigilant :

1. Surestimer les capacités de l'IA : on n'est pas encore dans un film de science-fiction, l'IA a ses limites.

2. Zapper les aspects éthiques et la confidentialité des données : c'est super important, surtout avec les réglementations actuelles.

3. Mal intégrer les nouvelles solutions avec vos systèmes existants : ça peut vite tourner au cauchemar technique.

4. Négliger la formation des utilisateurs : même la meilleure IA du monde ne sert à rien si personne ne sait l'utiliser.

Une planification minutieuse et une approche progressive vous aideront à éviter ces écueils. N'ayez pas peur de prendre votre temps pour bien faire les choses.